기자회견은 일반적으로 비교적 공식적이고 성대하기 때문에 좋은 시기를 선택하는 것이 필요하다.
뉴스의 기원
어떤 뉴스가 뉴스 가치가 있는지 여부는 기자회견이 열리기 전에 확인해야 한다. 왜 이 소식이 지금 발표되어야 하는지, 그 긴박성이 확인되어야 한다. 뉴스 가치가 없는 물건을 발표회에 끌어들이지 마라. 일반적으로 기업이 기자회견을 개최하는 데에는 몇 가지 이유가 있다. 신제품 개발, 기업 경영 방침 변화, 기업 지도자 또는 고위 경영진의 변화, 새 공장 생산 또는 노공장 확장, 기업 합병, 기업 창립 기념일, 기업 제품 수상, 기업 관련 중대 사고 등이 있다.
주요 사교 활동과의 시간 충돌을 피하다.
기자회견은 중요한 사교 활동, 기념일과의 충돌을 피하기 위해 적절한 날짜를 선택해야 한다. 기자들은 대부분 바쁜 사람들이다. 그들은 분리 기술이 없다. 초청된 기자가 공무가 바빠서 몸을 뺄 수 없어 발표회의 효과에 영향을 주지 않도록 해라.
어느 날 발표회를 위해 구체적인 일정을 잡다.
일반적으로 기자회견은 오전 10 또는 오후 3 시를 선택하는 것이 가장 좋다. 일반적으로 기자회견에서 정식으로 발언하는 시간은 1 시간을 초과하지 말고 기자들에게 질문을 남겨야 한다. 발표회가 끝난 후, 보통 기자를 위해 작업식을 준비하는데, 가장 좋은 형식은 뷔페이다. 뷔페를 개최하는 목적은 기자들에게 재계 지도자와의 교류와 심층 인터뷰의 기회를 제공하는 것이다. 구체적인 시간이 확정되면 1 ~ 2 주 전에 기자에게 서면 초청을 보내 기자가 시간을 충분히 안배할 수 있도록 해야 한다. 모든 기자가 회의에 참석할 수 있는 것은 아니다. 그래서 발표회가 원만하게 성공하도록 초청장은 영수증을 첨부하는 것이 좋다.
□ 장소 배치
기자회견을 열 때는 적당한 장소를 마련하는 것을 고려해야 한다. 이 일을 잘 하려면 다음 두 가지 방면에서 시작해야 한다.
위치 선택
기자회견의 장소는 발표할 뉴스의 성격과 조화를 이루어야 하며, 교통편의, 보도 자료 하드웨어 (예: 전화, 팩스, 타이핑, 조명 설비 등) 도 고려해야 한다. 보통 기업의 기자회견은 호텔이나 뉴스센터에서 열리는데, 주로 상술한 요구를 고려한 것이다.
경기장 배치
발표회의 회의장을 선정한 뒤 회의장의 환경배치에 주의를 기울여 온도, 조명, 소음 등을 종합적으로 고려해야 한다. 시대감이 있는 홍보 디자이너를 선택해 회의장을 배치해 기업정신을 반영하고 기자 등 게스트들에게 귀여움을 느끼게 해야 한다. 회의장에는 기자나 게스트 사인대가 있어야 하고, 사인대는 입구나 입구 통로에 설치해야 한다. 회의장의 좌석 배치는 경중완급이 있어야 하는데, 특히 귀빈이 있는 경우에는 더욱 그렇다. 각 뉴스 부스에서 관련 자료를 준비하여 기자가 뉴스의 전체 내용을 상세히 이해할 수 있도록 합니다.
직원 선발
회의 사회자와 주요 대변인을 확정하다. 사회자의 역할은 의제의 범위를 파악하고, 회의 진행 과정을 파악하고, 회의 분위기를 통제하고, 회의의 원활한 진행을 촉진하는 것이다. 또한 필요한 경우 과도한 긴장 해소, 대립 감정 해소, 교착 상태 타파 등의 특수한 임무를 수행한다.
주요 대변인은 기업의 대국과 정책을 깊이 파악해야 한다. 기자의 각종 질문에 직면하여, 그는 머리가 냉정하고, 생각이 분명하고, 반응이 예민하며, 언어 표현력이 강하고, 표현이 정확하고, 언어가 간결하고 유창하며, 관점의 권위가 필요하다. 일반 주요 대변인은 기업의 주요 책임자나 부서 책임자이다.
회의에 대한 현장 서비스 직원을 선택합니다.
현장 서비스 직원은 외모부터 수양에 이르기까지 엄격하게 선발해야 하며, 서비스 직원의 성별 비율에도 주의를 기울여야' 이성 효과' 를 발휘할 수 있다. 서비스 직원의 주요 업무는 다음과 같습니다.
(1) 참석자 서명을 예약합니다.
(2) 참가자들을 앉히도록 안내한다
(3) 필요한 시청각 장비를 준비하십시오.
(4) 홍보 자료 및 선물 배포
(5) 취사 작업을 준비하다.
(6) 향후 홍보와 기념을 위해 사진작가가 촬영장 사진을 찍을 수 있도록 준비한다.
계약식은 짧지만 접대 활동의 성과와 절정을 정성껏 준비해 원만한 접대를 확보해야 한다. 서명 텍스트의 최종 마무리, 교정, 인쇄, 제본, 도장, 폴더, 서명펜, 좌석카드, 꽃, 마이크, 로고, 카메라, 샴페인, 의례 아가씨, 회의 서명 비서 등 필수 아이템을 준비해야 합니다. 쌍방의 서명자는 대체로 비슷해야 하는데, 회담에 참가하는 모든 사람이 가장 좋다. 주 서명자 외에, 때로는 더 높은 수준의 지도자를 서명식에 초청하여 중시를 표시하기도 한다. 서명대 좌석은 정문을 마주하고, 주빈은 왼쪽에, 손님은 오른쪽에 있습니다. 서명할 때 서명 조수가 양쪽에 서 있다. 서명 후, 그들은 문자를 교환하고, 서로 악수를 하며, 모두 잔을 들어 축하했다.
섭외계약식 예절
섭외 교류에서 관련 국가의 정부, 조직 또는 기업이 협상을 통해 정치, 경제, 문화, 과학 기술 등 분야의 주요 문제에 합의할 때 일반적으로 서명식을 거행해야 한다. 서로 다른 계약식은 각각 특징이 있어 중국에서 계약식을 거행할 때는 다음과 같은 예절 문제를 고려해야 한다.
우선, 우리는 계약홀을 꾸미고 계약식을 준비해야 한다. 우리나라에서 거행되는 계약식은 반드시 미리 마련된 계약홀에서 거행해야지, 절대로 경거망동해서는 안 된다.
둘째, 서명자와 서명식에 참석한 사람을 확정해야 한다. 서명자는 쌍방이 결정하지만, 그 신분은 서명할 문서의 성격과 일치해야 하며, 쌍방의 신분과 지위는 대체로 동일해야 한다.
마지막으로 쌍방 서명인의 위치를 잘 배정하고 서명식 절차에 합의해야 한다. 우리나라의 방법은 동도국의 서명석은 서명대 왼쪽에 있고, 게스트측의 서명석은 서명대 오른쪽에 있는 것이다. 쌍방의 서명 조수는 각 측의 서명 외부에 서서, 그들의 임무는 서명할 문자를 벗기고 서명자에게 서명 장소를 지적하는 것이다. 서명식에 참석한 쌍방의 다른 인원은 각 측의 서명인 뒤에 일정한 순서로 배열해야 한다.
우리 측 인원은 외국에서 서명식에 참가할 때 그 나라가 서명식을 거행하는 전통 풍습을 존중해야 한다. 어떤 나라에서는 서명표 두 장을 준비할 수도 있고, 어떤 나라에서는 서명식에 참석한 사람들이 서명자 맞은편에 앉으라고 요구할 수도 있으니 걱정하지 않아도 된다. 관건은 우리의 사명을 저버리지 않는 것이다. 우리 인원은 이 점을 잊어서는 안 된다.